Ich prüfe reale Geschäftsprozesse, Anforderungen und Systemgrenzen – von ERP-Optimierung und Lastenheft über ERP-Auswahl und Anbieterprüfung bis zum möglichen Wechsel. So wird sichtbar, welcher Weg tatsächlich nötig ist.
01
Verbessern
Die Funktion ist da. Die Freigabe fehlt.
Rollen, Regeln und Nutzung im vorhandenen ERP prüfen. Der Nachweis: Der reale Vorgang lässt sich damit zuverlässig abschließen.
02
Ergänzen
Der Ablauf trägt. Eine Verbindung fehlt.
Die belegte Lücke gezielt schließen. Der Nachweis: Daten und Verantwortung funktionieren auch an der neuen Übergabe.
03
Ersetzen
Der Bedarf übersteigt die Systemgrenze.
Erweiterung und Wechsel am selben Geschäftsfall vergleichen. Der Nachweis: Der zusätzliche Nutzen trägt Aufwand und Umstellungsrisiko.
Ein Systemwechsel ist die teuerste Art festzustellen, dass das System gar nicht die Hauptursache war.
ERP-Anbieterprobe
Was müsste der Anbieter an Ihrem Vorgang beweisen?
Derselbe Geschäftsfall, drei Musteranbieter. Sie sehen, wo der Weg im Standard bleibt, wo er Umwege braucht und wo er bricht.
Beispiel Reklamation & Ersatz mit drei Musteranbietern: Musteranbieter A zeigt „Garantie prüfen“ nur als Zusage, zuständig ist niemand. Musteranbieter B belegt alle fünf Stationen, braucht aber eine Erweiterung und ein Fremdsystem – Preis und Vertrag sind offen. Musteranbieter C kommt über drei Zusatzbausteine und einen manuellen Nebenweg ans Ziel.
Ihre Demo-Fragen
Musteranbieter A · Garantie prüfen: Wie wird dieser Schritt heute vollständig erledigt – einschließlich Ausnahmefall, Übergabe und verantwortlicher Person? Lassen Sie den Weg am selben Geschäftsfall vorführen.
Musteranbieter B · Ersatz freigeben: Welche einmaligen und laufenden Kosten decken diesen Schritt vollständig ab?
Musteranbieter C · Abschluss: Können wir diesen Schritt mit unserem Normalfall und einem Ausnahmefall selbst durchspielen? Eine Beschreibung allein belegt den Ablauf noch nicht.
Drei fiktive Musteranbieter, Modellangaben – keine Bewertung realer Anbieter.
HERSTELLERNEUTRALITÄT ALS VERFAHREN
Herstellerneutrale ERP-Auswahl: vier Regeln
01Gleicher GeschäftsfallKein Anbieter erhält eine leichtere Beweisfrage.
02Gleicher BeweismaßstabStandard, Konfiguration, Erweiterung, Integration, manuell oder offen.
03Vorab definierte KriterienBewertet wird gegen Anforderungen und Abwägungen – nicht gegen die Dramaturgie der Demo.
04Offene Punkte bleiben sichtbarOffene Zusagen, Verantwortung und kommerzielle Bedingungen werden nicht in einer Gesamtnote versteckt.
Offenlegungsregel: Berührt eine Auswahl den Anbieter, für den ich arbeite, lege ich das vor der ersten Bewertung offen und halte mich aus der Bewertung dieses Anbieters heraus.
MEINE EINORDNUNG · ERP
Eine ERP-Auswahl beginnt für mich nicht mit Anbietern. Sie beginnt mit der Frage, welche realen Geschäftsfälle ein System zuverlässig abbilden muss – und welche Sonderentwicklung tatsächlich notwendig ist.
FÜR WENWenn das ERP bremst – aber die Ursache noch nicht belegt ist.
Für Unternehmen im Mittelstand, deren System, Partner oder heutige Abläufe an Grenzen stoßen und die vor einer teuren Entscheidung Klarheit wollen.
SO LÄUFT ES ABGeschäftsfälle prüfen, Grundsatz entscheiden, Auswahl belastbar machen.
15-Minuten-Gespräch, kritische Fälle aufnehmen, verbessern oder ersetzen prüfen; bei Wechsel folgen Shortlist, ERP-Auswahl und Demos nach Ihrem Drehbuch. Einzelne Phasen können wenige Tage umfassen; eine durchgehende Begleitung kann sich über mehrere Monate erstrecken.
DANACH IN DER HANDEine prüfbare Entscheidungsvorlage statt einer Produktmeinung.
Geprüfte Fälle, Restlücken und Kosten über die Laufzeit. Bei einer Auswahl zusätzlich ein eigenes Lastenheft und vergleichbare Demo-Protokolle.
AUFWANDSie wählen die Phasen, die Sie tatsächlich brauchen.
Der Aufwand richtet sich nach dem Umfang: von einzelnen Beratungstagen bis zur Begleitung von Prozessaufnahme, Anbieterauswahl, Vertragsverhandlung und Einführung.
In der Regel 2–3 Arbeitstage, verteilt auf bis zu etwa zwei Wochen. Umfang und Honorar besprechen wir im ersten Gespräch; abgerechnet wird nach Aufwand mit einer schriftlich vereinbarten Obergrenze.
Ein ERP-Angebot, eine größere Sonderentwicklung oder ein Systemwechsel steht zur Entscheidung.
Was geprüft wird
Welche Geschäftsfälle sind nachgewiesen, was ist Standard, Konfiguration oder Entwicklung, welche Leistungen fehlen, welche Annahmen bestimmen den Aufwand, was bedeutet Abnahme und was kostet die Lösung über die Laufzeit (Prüfbereich Gesamtkosten, unten).
Was Sie mitbringen
Das Angebot, Ihre Anforderungen oder Ihr Lastenheft und die Geschäftsfälle, die das System tragen muss.
Was Sie bekommen
Eine Entscheidungsnotiz mit geprüften Punkten, offenen Annahmen, Kostenannahmen über die Laufzeit, Risiken, Optionen und einer Empfehlung.
Nicht enthalten
Vertragsrechtliche Prüfung. Ist mein Arbeitgeber Anbieter in dieser Auswahl, lege ich das offen und bewerte sein Angebot nicht.
Teil der ERP-Zweitmeinung und jeder Auswahl. Ziel sind offengelegte Annahmen, die Angebote vergleichbar machen, keine scheinbar genaue Gesamtsumme.
SchemaKostenrhythmus über die LaufzeitVerglichen wird ein Zeitpunkt. Die Kosten haben einen Verlauf.
UnterschriftGo-liveBetrieb über die LaufzeitWechsel
Alles rechts der Unterschrift ist zum Zeitpunkt des Vergleichs eine Annahme.
Einführung
einmalig, bis zum Go-liveWas ist im Angebot enthalten, und was setzt der Anbieter voraus?
Interne Mitarbeit
eigene Zeit, in keinem Angebot enthaltenWelche Zeit müssen die Fachbereiche tatsächlich bereitstellen?
Anpassungen
danach PflegeWas entsteht einmalig, und was muss später weitergepflegt werden?
Betrieb
laufendWer übernimmt Betreuung, Tests und Störungen?
Nutzung
wächst mit der MengeWelche wiederkehrenden Gebühren und Mengentreiber gibt es?
Wechsel
später möglichWelche Daten, Dokumentationen und Abhängigkeiten müssen bei einem späteren Wechsel berücksichtigt werden?
Schema: wann welcher Bereich anfällt. Nicht maßstäblich, ohne Beträge.
Schwerpunkt Ausnahmefälle. Eine Demo zeigt den Standardfall. Geprüft wird, wie das System die Ausnahme trägt, etwa eine Änderung nach Teillieferung, eine Gutschrift oder einen Sonderpreis. Warum die Ausnahmen den Aufwand bestimmen →
VOR DER ANBIETERFRAGE
Die Gutschrift wartet. Was fehlt wirklich?
Aus den drei Wegen wird eine konkrete Prüfung: Warum bleibt die Gutschrift offen? Erst die nachgewiesene Ursache bestimmt den passenden Eingriff. Für die Grundsatzfrage hilft auch der Beitrag ERP wechseln oder optimieren?
BeispielUrsache statt SymptomGleiches Symptom. Drei mögliche Bruchstellen.
VerantwortungVorgangSystemLager01ErsatzlieferungLager02LagerbuchungBuchhaltung03FinanzabteilungFreigabe04FreigabeBuchhaltung05GutschriftFreigabe: niemand zuständigDie Funktion ist vorhanden. Es fehlt die Rolle, die freigibt.Status kommt nicht anIm Lager gebucht, in der Finanzabteilung unbekannt.Abwicklung nicht abbildbarDas ERP kann diesen Fall nicht sinnvoll verarbeiten.123ERPSYMPTOMGutschrift offenin allen drei Fällen gleichDer Vorgang läuft, bis er hängen bleibt.
01
FREIGABE FEHLT
Wer darf die Gutschrift freigeben?
Die Funktion ist vorhanden, aber niemand gibt die Gutschrift frei. Ich prüfe Rollen, Regeln und die tatsächliche Nutzung.
Möglicher HebelFreigabe und Verantwortung klären.VerbessernErgänzenErsetzen
02
ÜBERGABE FEHLT
Kommt die Lagerbuchung an?
Die Ersatzlieferung ist im Lager gebucht, erreicht die Finanzabteilung aber nicht. Ich prüfe Datenfluss und Schnittstelle.
Eine Entscheidungsvorlage verbindet Geschäftsfälle, Anbieterbelege, Kosten, Daten und offene Risiken. Das folgende Muster zeigt die Arbeit an einem einzelnen Ausnahmefall; Umfang und Tiefe eines Mandats werden vorab vereinbart.
Muster · Prüfnotiz ERP-01
Auftrag nach Teillieferung ändern
Die Restmenge ändert sich, ein Teil ist bereits geliefert. Welche Lösung hält Bestand, Lieferzusage und Abrechnung konsistent? Alle drei Optionen müssen denselben Ausnahmefall bestehen.
MusterVom Geschäftsfall zur begründeten Option
01
Prozess
Eine Änderung nach Teillieferung verfolgen.
02
Geschäftsfall
Restmenge, Reservierung und Rechnung müssen zusammenpassen.
03
Systemnachweis
Anbieter zeigt den vollständigen Fall live.
04
Verbleibende Lücke
Was scheitert auch nach Konfiguration und Rollenklärung?
05
Risiko und Kosten
Fachzeit, Migration und laufenden Betrieb mitbewerten.
06
Entscheidung
Behalten, gezielt ergänzen oder Wechsel vorbereiten.
PRÜFFALLEin Auftrag. Drei gekoppelte Folgen.
noch nicht nachgewiesen
nachgewiesen
Eine Änderung muss in allen drei Sichten konsistent ankommen. Eine lange Featureliste ersetzt diesen Nachweis nicht.
Was zeigt der Live-Nachweis im Bestand?
HEUTE · NACHWEIS OFFEN
Option A wird zuerst geprüft.
Ein Live-Nachweis mit dem Fachbereich fehlt noch. B kommt nur infrage, wenn nach der Konfiguration eine Lücke bleibt; C erst, wenn die Grenze des Bestands belegt ist.
A / BESTAND BESSER NUTZEN
Behalten und konfigurieren
Zu belegen
Die vorhandene Änderungsfunktion verarbeitet Restmenge und Reservierung; die Rechnung bleibt korrekt.
Aufwand & Risiko
Konfiguration, Rollenklärung, Test und Schulung. Ungeprüfte Nebenlisten können den alten Fehler fortsetzen.
Entscheidungsstand
Vorrangig prüfen. Ein Live-Nachweis mit dem Fachbereich fehlt noch.
B / GEZIELT ERGÄNZEN
Übergabe ergänzen
Zu belegen
Der ERP-Kern trägt den Fall; nur die geänderte Zusage erreicht das Lager zu spät.
Aufwand & Risiko
Schnittstelle, Fehlerbehandlung, Betrieb und spätere Updates bewerten. Ein schneller Prototyp belegt noch keinen stabilen Betrieb.
Entscheidungsstand
Nur weiterverfolgen, wenn die Lücke nach Konfigurationsprüfung bestehen bleibt.
C / SYSTEM ERSETZEN
Wechsel vorbereiten
Zu belegen
Eine relevante System- oder Lebenszyklusgrenze besteht; das Zielsystem zeigt auch Storno, Korrektur und Wiederanlauf.
Aufwand & Risiko
Migration, Einführung, interne Fachzeit, Lizenzen, Betrieb und Übergangsrisiko gemeinsam vergleichen.
Entscheidungsstand
Zurückgestellt, solange die Grenze des Bestands nicht nachgewiesen ist.
Ohne belegte Bestandsgrenze bleibt ein Systemwechsel zurückgestellt.
Die drei Optionen am selben Ausnahmefall vergleichen
A / BESTAND BESSER NUTZEN
Behalten und konfigurieren
Zu belegen
Die vorhandene Änderungsfunktion verarbeitet Restmenge und Reservierung; die Rechnung bleibt korrekt.
Aufwand & Risiko
Konfiguration, Rollenklärung, Test und Schulung. Ungeprüfte Nebenlisten können den alten Fehler fortsetzen.
Entscheidungsstand
Vorrangig prüfen. Ein Live-Nachweis mit dem Fachbereich fehlt noch.
B / GEZIELT ERGÄNZEN
Übergabe ergänzen
Zu belegen
Der ERP-Kern trägt den Fall; nur die geänderte Zusage erreicht das Lager zu spät.
Aufwand & Risiko
Schnittstelle, Fehlerbehandlung, Betrieb und spätere Updates bewerten. Ein schneller Prototyp belegt noch keinen stabilen Betrieb.
Entscheidungsstand
Nur weiterverfolgen, wenn die Lücke nach Konfigurationsprüfung bestehen bleibt.
C / SYSTEM ERSETZEN
Wechsel vorbereiten
Zu belegen
Eine relevante System- oder Lebenszyklusgrenze besteht; das Zielsystem zeigt auch Storno, Korrektur und Wiederanlauf.
Aufwand & Risiko
Migration, Einführung, interne Fachzeit, Lizenzen, Betrieb und Übergangsrisiko gemeinsam vergleichen.
Entscheidungsstand
Zurückgestellt, solange die Grenze des Bestands nicht nachgewiesen ist.
NÄCHSTER NACHWEIS
Bestandsanbieter zeigt den vollständigen Änderungsfall. Fachbereich bestätigt Mengen, Buchungen und Kundenbeleg. Offene Punkte erhalten Verantwortliche und einen Prüftermin. Erst danach wird die Option neu bewertet.
Die Prüfrichtung gilt für das gezeigte Auftragsbeispiel. Kosten werden erst aus belastbaren Angeboten und interner Mitwirkung abgeleitet; eine Preis- oder Einsparzusage lässt sich daraus nicht ableiten.
Erst prüfen, was der Standard kann. Dann Sonderentwicklung beauftragen.
Im dokumentierten Projekt sank der vom Anbieter bewertete Umfang nach Prüfung von Standard und Konfiguration. Entscheidend war, welche Anforderungen tatsächlich zusätzliche Entwicklung brauchten.
DokumentiertVom Anbieter bewerteter Umfang · Case ERP in der Produktion
Proportionaler Vergleich des vom Anbieter bewerteten Umfangs · keine Darstellung realisierter Einsparungen
RegelVier fiktive Anforderungen aus dem Fit-Gap-ProtokollJede Anforderung läuft durch dieselbe Reihenfolge. Entwickelt wird erst, was am Ende übrig bleibt.
01StandardReicht der Standard?02KonfigurationLässt es sich einstellen?03ProzessPasst sich der Ablauf an?04RestlückeNur hier wird entwickelt
Spezialfreigabe mit technischem NachweisRestlücke → Business Case
Die Beispiele zeigen die Regel. Die tatsächlichen Projektanforderungen sind nicht veröffentlicht.
Ausgangslage
640.000 € vom Anbieter bewerteter Umfang stand zur Diskussion.
Prüfung
Standard und Konfiguration mussten an den Anforderungen nachgewiesen werden.
Verbleibender Umfang
185.000 € wurden als begründete Restlücke festgehalten.
Einordnung
Dokumentierter Projektvergleich. Keine allgemeine Kosten- oder Einsparzusage.
VOM BEFUND ZUR WIRKUNG
ERP-Projektbegleitung nach der Auswahl
Auch nach der Auswahl können neue Wünsche, Datenprobleme oder unklare Zuständigkeiten die Richtung verändern. An vereinbarten Meilensteinen prüfe ich, ob Lösung, Umfang und ursprüngliches Ziel noch zusammenpassen.
01
AUSWAHL ABSICHERN
Welche Lösung trägt – und warum?
Entscheidungsvorlage mit geprüften Fällen, Auswahlgründen und offenen Lücken.
02
PROJEKT KLÄREN
Wer liefert was?
Abgestimmter Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten und kritische Übergaben.
03
ABWEICHUNGEN PRÜFEN
Was verändert ein neuer Wunsch?
Bewertung der Folgen für Abläufe, Kosten und Systemabhängigkeiten.
04
WIRKUNG NACHHALTEN
Ist die Arbeit tatsächlich leichter?
Erneute Prüfung der vereinbarten Geschäftsfälle und erwarteten Verbesserungen.
Sie können diese Begleitung gezielt beauftragen. Umfang und Prüfpunkte vereinbaren wir gemeinsam; eine vollständige ERP-Implementierung ist darin nicht automatisch enthalten.
Häufige Fragen zur ERP-Beratung
Die wichtigsten Punkte zu Wechsel, Auswahl, Aufwand und Unabhängigkeit – bevor Sie Anbieter oder Systeme vergleichen.
Müssen wir unser ERP wechseln?
Oft nicht. Viele Probleme entstehen durch Konfiguration, Zuständigkeiten oder Partnerleistung. Ein Wechsel sollte erst erfolgen, wenn eine tatsächliche Systemgrenze belegt ist.
Sind Sie wirklich herstellerneutral?
Ja. Bei NBC verkaufe ich keine Software und nehme keine Provisionen für eine Systementscheidung. Hauptberuflich arbeite ich bei einem Softwareanbieter, der überwiegend große, internationale Unternehmen betreut; NBC ist auf den Mittelstand ausgerichtet. Ist mein Arbeitgeber an einer Auswahl beteiligt, lege ich das vor der ersten Bewertung offen und halte mich aus der Bewertung dieses Anbieters heraus.
Mit welchen ERP-Systemen arbeiten Sie?
Meine tiefste praktische Erfahrung liegt bei cloudbasierten ERP-Plattformen großer Hersteller und darauf aufbauenden Branchenlösungen. Darüber hinaus habe ich regelmäßig fachlichen Austausch und Projekteinblicke rund um weitere verbreitete ERP-, CRM- und Cloud-Plattformen. Entscheidend ist in einer Auswahl nicht meine persönliche Systempräferenz, sondern dass alle Anbieter nach denselben Geschäftsfällen und demselben Maßstab geprüft werden.
Begleiten Sie auch die Einführung?
Ja. Je nach Auftrag als unabhängige Qualitätssicherung an vereinbarten Meilensteinen oder in der Projektleitung und Konfiguration selbst. Individuelle Softwareentwicklung übernehme ich nicht; sie bleibt beim Umsetzungspartner.
Wo stockt Ihr ERP-Alltag?
Sie schildern Ihren Engpass. Wir klären in 15 Minuten, ob und wie eine vertiefte Prüfung sinnvoll ist.
