- Anlass
- Leistungen sind erbracht, aber die Rechnung geht später raus, als sie könnte, wird zurückgegeben oder korrigiert.
- Was geprüft wird
- Ein realer Auftrag vom Leistungsnachweis bis zur abrechnungsfähigen Rechnung: Wo fehlt ein Nachweis, eine Freigabe, eine Zuordnung oder eine Zuständigkeit?
- Was Sie mitbringen
- Einen typischen Auftrag, die beteiligten Rollen und Zugang zu Nachweisen und Rechnungsdaten.
- Was Sie bekommen
- Eine Übersicht der Abrechnungshindernisse mit Ursache, Verantwortlichem und priorisierter Veränderung.
- Nicht enthalten
- Inkasso, Finanzierung und Steuerberatung. Eine schnellere Zahlung ist eine mögliche Folge, kein Versprechen.
IT- & Prozessanalyse
Prozessanalyse am echten Vorgang
Der Prozess im Diagramm ist nicht Ihr Prozess.
Und Ihr Vorgang?
Ihr Vorgang
Wie lange dauert er – vom Eingang bis fertig?
Und wie viel reine Arbeit steckt darin?
Prozess · die unsichtbare Zeit
Fünf Minuten Arbeit. Fast sieben Stunden dazwischen.
Ich analysiere reale Abläufe, Wartezeiten, Umwege, Rückläufe, Systembrüche und Prozesskosten. Daraus entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Prozessoptimierung, Systemänderung oder Automatisierung.
- 08:14
Eingang
Der Auftrag kommt an.
- 08:19
Geprüft
5 Min. Bearbeitung
- 15:08
Freigegeben
6 Std. 49 Min. Wartezeit nach der Prüfung
Das System meldet „geprüft“. Die Arbeit wartet auf eine zuständige Person. Genau diese Übergabe wird untersucht.
9,4→3,3 TageDokumentierte Retourendurchlaufzeit · Messbasis und Grenze im Case. Beleg ansehenNBC-THESE
Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter gar nicht zu langsam. Vielleicht hält Ihr Unternehmen sie nur ständig vom Arbeiten ab.
Prozess · selbst ausprobieren
Wo verliert Ihr Vorgang Zeit?
Ein Vorgang, ein Tag: Sie sehen, wo er arbeitet, wo er liegt – und was es bringt, eine Liegezeit zu klären.
Beispiel: Angebot und Auftrag
Fünf Stationen von der Anfrage bis zum Angebot. Gearbeitet wird daran 1 Std. 13 Min., gewartet 3 Std. 12 Min. – um 08:00 begonnen, ist das Angebot um 12:25 fertig.
Die meiste Zeit geht zwischen Anfrage und Qualifizierung verloren: Es fehlen Informationen, der Vorgang geht zur Nacharbeit zurück. Wäre dieser eine Übergang geklärt, wäre das Angebot 1 Std. 29 Min. früher fertig – mit 20 Min. weniger Arbeit.
Was ich als Erstes prüfen würde
Zehn vergleichbare abgeschlossene Vorgänge an dieser Übergabe prüfen: aktive Arbeit, Warten, Rückfragen und verantwortliche Rolle getrennt erfassen.
Modell mit einem Beispielvorgang – keine Messung in Ihrem Unternehmen. Für die interaktive Gegenprobe ist JavaScript erforderlich.
MEINE EINORDNUNG · PROZESS
Ich optimiere keinen Prozess, weil er auf einem Workshop-Board schlecht aussieht. Entscheidend ist, wo im echten Vorgang Zeit verloren geht, Informationen fehlen oder Verantwortung abreißt.
FÜR WENWenn ein wiederkehrender Ablauf spürbar hakt.
Für Unternehmen im Mittelstand, in denen Angebote, Freigaben, Reklamationen oder Aufträge Zeit verlieren – und niemand sauber belegen kann, warum.
SO LÄUFT ES ABEinen echten Fall aufnehmen, Ursache belegen, Priorität setzen.
15-Minuten-Gespräch, Aufnahme eines realen Vorgangs, Auswertung von Daten und Übergaben, Ergebnisgespräch. Bei größeren Prozessanalysen sind 3–5 Arbeitstage typisch; klar abgegrenzte Abläufe können deutlich weniger Aufwand erfordern.
DANACH IN DER HANDIst-Ablauf, Hauptursache und eine priorisierte Empfehlung.
Dazu Wartezeiten, Übergaben, grobe Kostenwirkung und eine Messgröße, an der Sie die Verbesserung erkennen.
AUFWANDDer Aufwand richtet sich nach Prozess und Umfang.
Enthalten sind Analyse, Ursachenprüfung, Optimierungsansätze und die Prüfung, ob sich das Problem auch ohne größere Systemänderung lösen lässt. Den konkreten Rahmen lege ich vor dem Start fest.
So arbeiten wir zusammenPRÜFAUFTRAG · EINSTIEG
Zwei Einstiege: klar begrenzte Prüfaufträge
In der Regel 2–3 Arbeitstage, verteilt auf bis zu etwa zwei Wochen. Umfang und Honorar besprechen wir im ersten Gespräch; abgerechnet wird nach Aufwand mit einer schriftlich vereinbarten Obergrenze.
- Anlass
- Ein wiederkehrender Ablauf hakt, und niemand kann belegen, warum.
- Was geprüft wird
- Ein realer Vorgang Station für Station: Arbeit, Warten, Rückfragen, Nacharbeit und Übergaben über Bereichs- und Systemgrenzen.
- Was Sie mitbringen
- Den Vorgang, die Menschen, die ihn bearbeiten, und vorhandene Belege oder Systemdaten.
- Was Sie bekommen
- Ist-Ablauf, Hauptursache und eine priorisierte Empfehlung, dazu eine Messgröße, an der Sie die Verbesserung erkennen.
- Nicht enthalten
- Eine umfassende Prozessdokumentation um ihrer selbst willen.
Schwerpunkt Ausnahmefälle. Der Standard läuft meist. Geprüft wird vor allem der Vorgang, der abweicht: wo er hängen bleibt, wer über ihn entscheidet und wie er zurück in den Ablauf kommt. Warum die Ausnahmen den Aufwand bestimmen
Was Sie nach der Prozessanalyse in der Hand haben
Der Befund macht nachvollziehbar, was beobachtet wurde, welche Ursache noch zu prüfen ist und welche Maßnahme zuerst sinnvoll wäre. Eine Zeitspur zeigt den Unterschied zwischen Bearbeitung und Warten.
PROZESSBEFUND / AUFTRAGSÜBERGABE
VORGANG / SERVICEAUFTRAG S-104Der Termin wartet auf eine Materialbestätigung
Ein Auftragsbeispiel: Der Serviceauftrag ist fachlich geklärt. Die Disposition kann den Kundentermin erst zusagen, wenn die benötigten Teile bestätigt sind. Der Auszug zeigt, wie Beobachtung und vermutete Ursache getrennt bleiben.
Durchlaufzeit 172 Min.
Arbeit 24 Min.
Warten 148 Min.
86 % der Durchlaufzeit ist Warten, im gezeigten Beispiel.
Hypothese: Übernahme und Vertretung fehlen. An weiteren Fällen gegenprüfen, ob stattdessen Daten oder Material fehlen.
Ihre PrüffrageWie lange liegt bei Ihnen ein fachlich fertiger Vorgang, bevor ihn jemand übernimmt?
Die vier Zeitstempel des Auftragsbeispiels
- Anfrage eingegangenService legt den Vorgang an.
- Fachlich vollständigMaterialanfrage liegt beim Lager.
- Material bestätigt148 Minuten seit Übergabe; eine Zuständigkeit war nicht sichtbar.
- Kundentermin zugesagtDisposition schließt die Abstimmung.
Auftragsbeispiel · Serviceauftrag S-104Befund, Ursache, erste Maßnahme und AbnahmeWas beobachtet wurde, welche Ursache noch zu prüfen ist und welche Maßnahme zuerst sinnvoll wäre.
- Beobachteter Befund
- Die Materialanfrage wartet ohne sichtbare Übernahme. Ein vorhandener Bestand allein löst die Terminfreigabe nicht aus.
- Ursachenhypothese
- Übernahme- und Vertretungsregel fehlen. An weiteren Fällen prüfen: Verantwortungsfrage, Datenlücke oder tatsächlich nicht verfügbares Material?
- Erste Maßnahme bei Bestätigung
- Eine Rolle übernimmt die Materialklärung am Auftrag; offene Anfragen und Vertretung werden in der bestehenden Arbeitsliste sichtbar.
- Priorität und Abnahme
- Zuerst die Übernahme klären. Vor und nach der Änderung vergleichbare Fälle prüfen: Wartezeit, Rückfragen und Zusagequalität. Eine neue Schnittstelle ist erst bei belegter Systemlücke zu bewerten.
WIRTSCHAFTLICHE EINORDNUNG
148 Minuten Warten sind keine 148 Minuten Personalkosten. Ob Handarbeit, verspätete Zusagen oder Zusatzfahrten vermeidbar sind, braucht eigene Belege. Ein einzelner Fall reicht noch nicht für eine Investitionsrechnung.
Das Auftragsbeispiel zeigt die Methode; einen typischen Zeitgewinn beschreibt es nicht. Für Ihren Prüfauftrag werden Belege, priorisierte Maßnahmen, Verantwortliche und Messpunkte vereinbart. Die konkrete Untersuchungstiefe legen wir vorab fest.
RICHTIGER EINSTIEGSinnvoll, wenn ein wiederkehrender Vorgang operativ spürbar ist, seine tatsächliche Ursache aber noch nicht belastbar belegt wurde.
Wie ich Prozesse analysiere: Vorgang, Daten, Menschen
Belastbar wird die Analyse erst, wenn drei Ebenen zusammenpassen: Vorgang, Daten und Menschen.
Der Vorgang
Fachlich fertig. Trotzdem liegt die Rechnung. Zwischen Prüfung und Freigabe beginnt die Rückfrage.
Die Daten
ERP → E-Mail → ERP. Die Zeitspur belegt die Verzögerung; sie erklärt ihre Ursache noch nicht.
Die Menschen
Die Freigabeperson ist abwesend. Wer verbindlich übernehmen soll, ist nicht hinterlegt.
GEMEINSAME PRÜFRICHTUNG
Die Information ist vorhanden. Fehlt die Zuständigkeit für den nächsten Schritt? Übernahme und Vertretung am selben Vorgang prüfen.
Wie ich die drei Perspektiven untersuche
Einen echten Fall von Anfang bis Ende verfolgen.
Nicht fragen, wie der Prozess normalerweise läuft. Einen abgeschlossenen Vorgang nehmen und jede Übergabe, Rückfrage, Freigabe und Schleife entlang dieses Falls nachvollziehen.
- StartRechnung fachlich geprüft
Die Freigabe kann angefordert werden.
- BruchFreigabeperson abwesend
Eine verbindliche Vertretung ist nicht hinterlegt.
- FolgeSachbearbeitung fragt nach
Die Rechnung bleibt bis zur Klärung liegen.
Die Information ist vorhanden. Die Zuständigkeit für den nächsten Schritt fehlt.
keine KundendatenNutzen, was Systeme tatsächlich belegen können.
Wo belastbare Daten vorhanden sind, werden Zeitstempel, Statuswechsel, Tickets, Transaktionen oder Rücksprünge genutzt. Nicht als Selbstzweck, sondern um Annahmen am realen Verlauf zu prüfen.
- 08:19ERP
Status: geprüft
- 10:42E-Mail
Rückfrage zur Zuständigkeit
- 15:08ERP
Status: freigegeben
Die Zeitstempel belegen die Verzögerung. Ihre Ursache muss am Vorgang geprüft werden.
keine KundendatenDorthin gehen, wo die Arbeit aus dem System verschwindet.
Excel-Dateien, E-Mails, lokale Regeln und Wissen einzelner Personen sind keine Randnotiz. Diese Schatten-IT erklärt oft, warum der dokumentierte Prozess und die operative Realität auseinanderlaufen.
- 01Anfrage per E-Mail
Freigabe verlässt den Systemablauf
- 02Vertretung unklar
Sachbearbeitung fragt nach
- 03Rechnung wartet
Erst Zuständigkeit klären
Prüffrage: Ist für jede Freigabe eine zuständige Person samt Vertretung festgelegt?
keine KundendatenVom Vorgang zum nächsten Schritt
So läuft die Prozessanalyse ab: vor Ort und remote
Wir verfolgen einen wiederkehrenden Vorgang, prüfen seine Belege und trennen Ursache von Symptom. Daraus entsteht eine begründete Priorität: Was wird zuerst verändert – und woran lässt sich die Verbesserung erkennen?
- 01 · FallVorgang verfolgen
- 02 · ÜbergabeBruch sichtbar machen
- 03 · BelegDaten gegenprüfen
- 04 · UrsacheSymptom trennen
- 05 · WirkungVerbesserung messen
Vor Ort: die Arbeit sehen.
Übergaben, Rückfragen und Arbeit außerhalb der Systeme gemeinsam mit den Beteiligten nachvollziehen.
Remote: die Belege verbinden.
Zeitstempel, Dokumente und Systemstände auswerten und die Ergebnisse gemeinsam einordnen.
Was kostet ein Prozessbruch?
Ein wiederkehrender Mehraufwand bindet Kapazität. Wie groß die Wirkung ist, lässt sich mit wenigen offengelegten Annahmen prüfen.
Ausgangsmenge
× Min.Rückfrage, Suche, Nacharbeit
× €/hVollkostensatz
Jahreswirkung · 52 Wochen
pro Woche · Wochenwirkung
Die Werte sind Annahmen dieses Rechenbeispiels; mit den Reglern lassen sie sich ändern. Eine realisierte Kosteneinsparung ist damit noch nicht belegt. Prozesskosten für den eigenen Betrieb berechnen →
Welche Wirkung zusätzlich zu prüfen ist
- DURCHLAUFZEITWie lange wartet der Vorgang?
- ARBEITSAUFWANDWelche Rückfragen und Nacharbeit binden Fachzeit?
- BETRIEBLICHE FOLGEWas bedeutet die Verzögerung für Rechnung, Kunde oder Risiko?
Prozessoptimierung endet nicht an der Abteilungsgrenze
Ein Auftrag kann für den Vertrieb erledigt sein und in der Disposition trotzdem festhängen. Prüfen Sie, ob die nächste Person mit dem übergebenen Stand tatsächlich weiterarbeiten kann.
- 01Vertrieb
Sind Umfang, Variante und Zusage eindeutig?
- 02Disposition
Sind Material, Kapazität und Termin geklärt?
- 03Ausführung
Liegen Freigabe und aktueller Arbeitsstand vor?
- 04Abrechnung
Sind Leistung und Abnahme nachgewiesen?
VertiefungDokumentierter Beleg: Retouren über Übergaben verbessern
Häufige Fragen zur Prozessanalyse
Die wichtigsten Punkte zu Ablauf, Aufwand und Voraussetzungen – bevor Sie einen Vorgang zur Analyse auswählen.
Wie lange dauert eine Prozessanalyse?
Bei größeren Prozessanalysen sind 3–5 Arbeitstage ein typischer Rahmen. Kleinere, klar abgegrenzte Abläufe können deutlich weniger Zeit benötigen; mehrere Vorgänge, Standorte oder schwer zugängliche Daten erhöhen den Aufwand.
Was kostet eine Prozessanalyse?
Der Aufwand hängt vom konkreten Prozess, seiner Größe und der verfügbaren Datenlage ab. Enthalten sind Analyse, Ursachenprüfung und Optimierungsansätze; den konkreten Rahmen lege ich nach der Eingrenzung des Vorgangs vor dem Start fest.
Brauchen wir vorher Prozessmodelle oder BPMN-Diagramme?
Nein. Ein konkreter Vorgang und die beteiligten Personen reichen aus. Vorhandene Dokumentation nutze ich, sie ist aber keine Voraussetzung.
Geht eine Prozessanalyse auch remote?
Ja. Zeitstempel, Dokumente und Systemstände lassen sich remote analysieren. Arbeit außerhalb der Systeme lässt sich vor Ort besser erfassen; in Göttingen und Südniedersachsen ist beides möglich.
Wo hängt Ihr Vorgang heute?
Ein konkreter Fall reicht. Gemeinsam klären wir den ersten Bruch, seine Ursache und den nächsten sinnvollen Prüfschritt.
Vor Ort berate ich auch regional: Prozessanalyse in Göttingen, Prozessanalyse in Kassel, Prozessanalyse in Pforzheim, Prozessanalyse in Karlsruhe sowie Prozessanalyse in Stuttgart.